As indústrias já aplicam algum nível de Robotic Process Automation (RPA) em todos os seus setores. Então, o desafio atual nesse sentido é elevar esse nível: automatizar o máximo possível de rotinas e ter sistemas que funcionam de maneira inteligente e integrada, não apenas automática e seguindo ordens de usuários.
O RPA fiscal trata de elevar a qualidade do trabalho fiscal com inteligência associada à automação dos processos do setor, o que também o faz mais produtivo e ajuda na manutenção do compliance fiscal e tributário. Logo, é interessante expandir a visão de tecnologia fiscal, indo além do ERP e de processos mais comuns, para planejar um departamento mais estratégico.
A seguir, vamos nos aprofundar nos componentes do conceito, em sua aplicação e nos benefícios que ele traz para as indústrias.
O que compõe o RPA fiscal?
Para chegar aos objetivos da automação dos processos, e colher os benefícios possíveis, é necessária uma união de sistemas, algoritmos, dados integrados e estrutura organizacional.
Os sistemas, softwares e algoritmos tratam de realizar os processos automatizados seguindo regras de negócio da empresa e uma série de outros fatores internos e externos, como a legislação tributária. Esses componentes incluem recursos como funcionalidades de sistemas, inteligência artificial e aprendizado de máquina.
Quanto aos dados integrados, com ajuda de tecnologia que permita a integração, é fundamental para movimentação e gestão inteligente da informação fiscal, além de comunicação entre processos distintos que geram influência uns sobre os outros — como recepção de XML, escrituração fiscal e elaboração do Sped, que compartilham uma série de dados.
Já estrutura organizacional é responsável por regras de negócio, do setor e fiscais a serem seguidas pela automação. É essa estrutura que define questões como parametrização de funcionalidades e sistemas, locais de origem e destino de informações movimentadas e gatilhos de ativação e integração de diferentes tarefas.
Como aplicar o RPA fiscal?
Avaliar o setor e os processos
Primeiramente, é preciso mapear o departamento para entender o que já está sendo automatizado e o que ainda pode ser, que está tomando a atenção da equipe e tempo desnecessário. Em geral, são atividades repetitivas e não decisivas, ainda que importantes e influentes.
Atividades como escrituração dos dados fiscais de notas recebidas, recepção e validação de arquivos XML e conferências podem ser totalmente automatizadas. E o que ocorre em muitos setores é a automação de apenas parte delas, como algumas tarefas associadas dependendo diretamente da interação humana.
Depois do mapeamento, além da identificação de todos os processos que estão e devem ser robotizados, o responsável tem de ter em mãos um desenho de como as etapas e tarefas se ligam e influenciam umas às outras. Isso porque a robotização precisa ligar os processos para um fluxo de trabalho único e inteligente, atentando aos pontos nos quais dados e tarefas precisam de integração.
Estabelecer as necessidades de automação
Após a ação descrita acima, o gestor fiscal consegue estabelecer onde e para o que o RPA fiscal deve ser implementado. Em se tratando do setor fiscal, geralmente as necessidades se concentram em:
- tarefas repetitivas frequentes;
- conferências e outras ações que visam evitar erros e inconsistências;
- movimentação de dados entre documentos e declarações;
- extração de dados de fontes externas;
- geração de relatórios gerenciais.
Buscar soluções assertivas e inteligentes
Tendo o setor e o fluxo de trabalho mapeados, como as principais necessidades de automação e informatização elencadas, o responsável pode começar a buscar por soluções que atendam às necessidades listadas e consigam absorver e rodar os processos a serem robotizados.
O ideal é que o menor número possível de soluções seja implementado, já que a adesão a diversas ferramentas exige que todas sejam integradas entre si e com o módulo fiscal do ERP. Isso pode demandar muito trabalho e custos elevados, além da possibilidade de gerar uma série de transtornos e dificuldades na questão técnica das ferramentas.
Como a maior parte dos recursos já é compreendida pelo módulo do sistema de gestão, o responsável pode buscar por uma solução que cubra apenas aquilo que o ERP não oferece para as rotinas fiscais. De preferência, uma que possa ser diretamente integrada ao software central ou implementada nele, como um upgrade do sistema, e que permite que o ERP continue sendo o centralizador de processos da empresa e seu banco de dados nunca fique defasado em relação à informação movimentada.
Nesse momento também é importante atentar à montagem de um processo automatizado que seja inteligente, capaz de seguir regras fiscais e de negócio mas também de ler dados e arquivos e agir a partir disso.
Por exemplo, uma ferramenta de importação de gestão de arquivos XML irá baixar documentos fiscais, alocá-los em banco de dados do ERP e classificar essas notas como recebidas a partir de regras e parâmetros definidos por pessoas. Porém, por ter inteligência própria, ela pode fazer a classificação de cada novo documento, por meio do CFOP e outros dados, e fazer automaticamente a escrituração exata das notas e outros lançamentos fiscais.
Implementar, testar e medir
O último passo dessa mudança de realidade do setor é efetivamente fazer a implementação, como todas as parametrizações e cuidados com pontos críticos. Em seguida, antes que se dê a mudança de cenário como pronta, testes devem ser feitos para evitar que qualquer erro persista e gere consequências em erros e outros transtornos à frente.
Por fim, para mensurar claramente o impacto positivo do RPA fiscal, o gestor deve acompanhar alguns indicadores de desempenho e financeiros, que revelarão, com comparações de períodos, a ele e à diretoria melhorias como redução ou eliminação de multas fiscais, aumento de produtividade e diminuição dos custos do setor.
E se você quer começar agora suas análises para implementar a robotização das rotinas fiscais, veja como avaliar se o módulo fiscal do seu ERP atende totalmente às necessidades do setor.
Sempre que tiver alguma dúvida sobre tecnologia em relação ao setor fiscal, aproveite esta categoria do nosso blog, com conteúdos totalmente voltados aos setores fiscais industriais.
