As ordens de serviço são documentos essenciais para a organização e execução dos serviços prestados pelas empresas.
Embora sejam menos formais do que as notas fiscais, elas desempenham um papel crucial na gestão eficiente dos processos internos. No entanto, com o avanço da tecnologia, o gerenciamento dessas ordens evoluiu significativamente.
A seguir, vamos explorar como otimizar a criação e o controle das ordens de serviço contando com um ERP, e com a ajuda de novas ferramentas e práticas.
Como Fazer as Ordens de Serviço?
As ordens de serviço são documentos internos que ajudam a empresa a organizar e executar serviços de forma eficiente. Embora possam ser personalizadas, é essencial que incluam informações básicas para garantir a clareza e o bom andamento dos serviços. Os campos típicos incluem:
- Identificação do cliente
- Profissional responsável pela prestação
- Tipo de serviço e materiais envolvidos
- Valores individuais e total
- Datas de solicitação e de execução do serviço
- Observações ou informações adicionais
A padronização é crucial para manter a eficiência e a confiabilidade das ordens. A criação de um modelo padrão facilita a compreensão e evita erros.
No preenchimento, é importante que a escrita permita a todos entender do que se trata cada dado, sem, por exemplo, excesso de abreviações com siglas que são comuns internamente mas muitos clientes não entendem do que se trata.
Como Gerenciar as Ordens de Serviço?
Gerenciar ordens de serviço eficazmente envolve organização, controle de status e associação a documentos fiscais.
A organização deve garantir que as ordens sejam distribuídas equitativamente e que a fila de execução seja mantida. Nenhum funcionário deve ficar sobrecarregado de serviços a executar, assim como nenhum deles pode ficar ocioso. E o atendimento às solicitações precisa respeitar, via de regra, a ordem de chegada delas.
O controle de status deve registrar e atualizar a situação de cada ordem para evitar atrasos e desorganização. Na maioria dos casos, os status são:
- Não iniciado
- em espera/aguardando
- em execução
- concluído
A associação com notas fiscais deve refletir o processo completo e garantir a aceitação dos termos por ambas as partes. Isso fica claro com o aceite da ordem por parte do cliente, seu status registrado como concluído e sua anexação, ou referência por número, à nota fiscal emitida para o tomador.
Integração com Emissão de Notas Fiscais e Contabilidade
A integração de sistemas de ERP com plataformas de emissão de notas fiscais e contabilidade é uma grande inovação para a gestão de ordens de serviço, que irá facilitar ainda mais a gestão do seu negócio.
Esse processo automatiza a criação de documentos fiscais, reduzindo erros manuais e melhorando a precisão financeira. A integração também simplifica o fluxo de trabalho entre a geração de ordens e a gestão contábil, permitindo uma visão mais clara das finanças da empresa e facilitando o fechamento de balanços.
Integração com IoT
Com o avanço da Internet das Coisas (IoT), é possível automatizar a criação de ordens de serviço com base em dados em tempo real. Sensores conectados podem monitorar o status de equipamentos e detectar a necessidade de manutenção ou reparo, gerando ordens automaticamente. Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também reduz o tempo de resposta e melhora a gestão preventiva.
Essa nova tecnologia mostra qual o direcionamento que processos cotidianos estão levando, trazendo mais automatização mesmo em trabalhos que precisavam de uma análise humana.
Uso de Inteligência Artificial
A Inteligência Artificial (IA) pode transformar a gestão de ordens de serviço ao prever a demanda e alocar recursos com maior precisão. Algoritmos de IA analisam dados históricos e padrões de demanda para antecipar necessidades futuras, otimizando o planejamento e a alocação de recursos. Isso ajuda a reduzir o tempo de inatividade e melhora a satisfação do cliente.
O uso de IA vai muito além de soluções complexas, ela está presente em relatórios automatizados, identificação de tendências e principalmente em análise de métricas para “prever” quais serão as suas necessidades futuras. Além que, por mais que a IA precise de supervisão humana, com a ferramenta certa você pode ter dados mais completos e exatos.
Mobilidade
A mobilidade é um aspecto crucial no gerenciamento moderno de ordens de serviço. Para os seguimentos que contam com profissionais em campo, ter o acesso em tempo real para registrar as ordens de serviço gera um acompanhamento melhor, supervisão à distância e a possibilidade de atuar em um campo muito maior.
Aplicativos móveis permitem que os técnicos e gestores acessem e atualizem ordens de serviço em campo, facilitando a comunicação e o acompanhamento das atividades. A mobilidade melhora a flexibilidade e a eficiência operacional, permitindo que as informações sejam acessadas de qualquer lugar.
Segurança Cibernética
Com o aumento da digitalização e da integração de sistemas, a segurança cibernética se torna uma prioridade. É essencial adotar práticas recomendadas para proteger dados sensíveis dentro de sistemas de ERP. Isso inclui a implementação de medidas de criptografia, autenticação multifatorial e backups regulares para garantir a integridade e a confidencialidade das informações.
A parte interessante é que muitos ERPs cuidam dessa parte para o empresário assinante. Médias e grandes empresas de tecnologia contam com proteção cibernética e muito provavelmente contam com um time especializado para isso.
Dessa forma, o assinante não tem que se preocupar com a proteção cibernética do ERP que está utilizando, mas é bom que ele saiba que seus dados, e os dados dos seus clientes, estão protegidos dentro da plataforma.
Conclusão
A gestão de ordens de serviço está presente no mercado há décadas, e, mesmo sendo um controle que pode ser simples, hoje o setor tecnológico oferece soluções para empresários que preferem manter uma gestão simples, assim como para aqueles que desejam utilizar novas ferramentas tecnológicas para uma gestão automatizada e 100% online. De qualquer forma, o ERP será um aliado crucial para economizar tempo na elaboração de relatórios, no armazenamento de documentos ou na organização desse processo manualmente.
Em geral, as ordens auxiliam na gestão de serviços como um todo, sendo uma das partes desse gerenciamento. E se quiser saber mais sobre o gerenciamento, veja como fazê-lo e garantir a satisfação dos clientes.
