Além de desafios em tecnologia e inovação, o setor de tecnologia ainda precisa montar e acompanhar um orçamento de TI, fundamental para manter o departamento e propiciar novos projetos e investimentos.
Esses desafios orçamentários e de gestão exigem levantamento de despesas, projeções, cuidados com necessidades e objetivos da empresa e alinhamento ao planejamento estratégico global. Logo, não é tarefa tão simples e para a qual a ajuda de outros gestores é valiosa.
Para ajudá-lo com essa relevante tarefa, vamos abordar e explicar as principais etapas de elaboração desse orçamento.
Definir o tipo de orçamento
Esse deve ser o primeiro passo da definição do orçamento, pois o tipo escolhido definirá como ele será montado e controlado. Os principais são o orçamento de base zero e o de base histórica.
O orçamento histórico é contínuo e leva em conta os dados do período passado, ou que está se encerrando, para produzir o orçamento de TI do período que se iniciará. Além disso, informações específicas e pontuais relacionadas a pontos e critérios do passado são observadas para definições do futuro, como valores que serão inseridos no orçamento especificamente para softwares, hardwares, plano de contingência e demais componentes do todo do orçamento.
Já o orçamento de base zero é feito sem levar em conta os dados do período anterior, de forma não contínua. Assim, despesas, investimentos e outras definições são feitas somente com a observação do planejamento do negócio para esse mesmo período e de acordo com a demanda esperada para essa época futura.
Se o setor de TI já tem a prática de controlar um orçamento próprio há pelo menos um ano, e houve sucesso e exatidão nesse controle, com bom alinhamento entre o departamento e o planejamento estratégico global, o ideal é manter o formato histórico. Por outro lado, se o setor fará o seu primeiro ciclo orçamentário setorial, ou anteriormente não houve o êxito esperado no orçamento histórico, faz mais sentido montá-lo sob base zero para o próximo período.
Entender as necessidades e objetivos da empresa
Por mais que o tipo de orçamento montado seja o de base zero, a área de tecnologia tem de estar alinhada às demais do negócio e ao planejamento estratégico da empresa, pois mudanças neles podem aumentar a demanda de serviços e infraestrutura de TI, o que precisa ser observado para seu planejamento orçamentário.
Por exemplo, o crescimento estimado para o próximo período depende de processos e demandas para o alcance, que vão exigir maior capacidade de armazenamento de dados, adoção de novas tecnologias, aquisição de softwares e hardwares e outros investimentos. Logo, o alinhamento à estratégia é necessário para fazer essas previsões no orçamento de TI.
Listar os componentes da infraestrutura
Sabendo como o orçamento será montado e quais demandas ele precisa absorver, é momento de mapear a infraestrutura e listar os componentes que gerarão despesas e precisarão de investimentos.
Pode-se iniciar com os componentes já existentes e que serão mantidos. Depois, adiciona-se o que precisa ser integrado para melhorias e aumento da infraestrutura. São profissionais, treinamentos, hardwares, softwares, bancos de dados, fornecedores e quaisquer outros custos e investimentos já existentes e previstos.
Projetar retorno sobre investimentos
Muitos gastos feitos no departamento de tecnologia têm potencial de gerar retorno financeiro, seja impactando diretamente em vendas e faturamento ou reduzindo despesas, o que influencia positivamente a lucratividade.
Então, a projeção desse retorno com a infraestrutura atual e possíveis investimentos nela deve ser calculado e registrado. Isso deixa claro a importância estratégica do setor e facilita a ele obter apoio por parte da diretoria ao orçamento de TI e aos investimentos pretendidos.
Contar com a ajuda de gestores financeiros e contábeis
A elaboração do planejamento pode ser feita mais rápida e facilmente, e acabar em um documento mais realista e objetivo, se o gestor de TI contar com assessoria dos gestores das áreas de finanças e controladoria.
Por exemplo, todo gasto que uma organização faz tem de ser associado a um dos centros de custos da empresa, seja ele apenas uma despesa de fato ou investimento. É claro que a maioria dos itens do orçamento de TI entram no centro de custos do departamento, mas outros podem não serem classificados assim, o que nem sempre é claro. Então, os gestores de áreas de finanças e contabilidade podem auxiliar na correta alocação dos valores, evitando que o planejamento da TI fique inchado ou deixe de registrar custos de sua responsabilidade.
Outro momento no qual a ajuda desses profissionais pode ser essencial é na projeção do retorno de investimentos, até porque têm acesso a relatórios e documentos que demonstram histórico de receitas, despesas e lucro.
Separar valores de novos projetos e operação para acompanhamento
Um orçamento não organizado em diferentes fontes de gastos dos recursos dificulta seu controle e pode gerar gastos inadequados, maiores ou menores do que o necessário, com determinadas partes da infraestrutura.
Portanto, tem de ser acompanhado no sistema de planejado x realizado para necessidades distintas, como investimentos e projetos, aquisições, contratações e manutenção da operação diária.
Por exemplo, se a operação está tendo custo muito alto, e crescente, pode ser interessante utilizar parte do orçamento de investimentos para realizar mudanças. E a comparação entre o gasto nas melhorias e a economia permanente alcançada pode revelar um retorno positivo sobre esse investimento. Ou seja, essa separação para controle financeiro ajuda até na gestão da operação e do desempenho dos componentes.
Além do orçamento de TI, tratamos de outros vários assuntos relevantes para o setor, focando em melhores resultados para sua gestão. E se quiser acompanhá-los, basta deixar seu e-mail abaixo.
