Normalmente, o que uma empresa gasta com o setor logístico e suas rotinas é visto como despesa e necessário apenas para que as atividades sigam ocorrendo. Por isso, solicitar um investimento em logística que precise ser feito na prática em tecnologia dentro da empresa pode ser algo de difícil argumentação, pois o departamento normalmente é ligado a transporte e movimentação de estoque apenas.
Porém, como já mostramos quando explicamos o que é e como funciona o XGF para ERP Totvs/Datasul, a implementação dessa solução para gestão de custos de fretes qualifica em muito o trabalho do gestor logístico e de sua equipe, gerando benefícios inclusive para outros setores e para a organização no geral.
Por isso, produzimos este post para ajudá-lo a conseguir esse investimento que irá evidenciar ainda mais o valor da sua área. Acompanhe-nos e planeje sua estratégia de argumentação.
Calcule a possível economia para o financeiro
Duas das funcionalidades do XGF ajudam a empresa a não gastar mais do que o previsto ao contratar transportadoras para suas entregas: o registro centralizado no Datasul das tabelas de frete e o bloqueio de pagamentos com valores acima dos registrados.
Então, você pode mostrar como esse investimento em logística pode gerar retorno diretamente apresentando o que a organização perdeu em determinado período pela falta dessas funcionalidades. Basta mapear essas ocorrências, com a ajuda de CT-es arquivados, e somar o que foi gasto a mais na comparação entre planejado e realizado.
Dependendo de como a gestão de custos dos fretes está sendo feita, talvez ainda nem se tenha na empresa uma ideia de que isso aconteça e menos ainda do impacto financeiro gerado. E como você sabe, a diretoria ficará satisfeita se um problema ainda não conhecido for identificado e um gargalo de capital de giro for estancado.
Explique por que a logística pode ser mais rápida
O registro de tabelas de frete, com dados de prestadores do serviço, rotas e valores, e a possibilidade de acessá-las rapidamente no ERP agiliza a realização das cotações e das contratações de fretes. Isso porque essas informações ficam disponíveis a toda a equipe simultaneamente, bem como diretrizes e dados que são utilizados para analisar e escolher transportadoras.
Como já citamos anteriormente aqui no blog, um sistema com dados defasados ou a existência de registros e controles feitos fora dele e individualmente por alguns profissionais atrapalha todo um setor. E se isso ocorre na sua logística, os procedimentos que fornecem transporte para compra de insumos e venda de produtos acabados provavelmente estão consumindo mais tempo do que deveriam.
Mostre como é possível ter mais clareza na estrutura de custos e na precificação
Precificar os produtos vendidos e definir e acompanhar a estrutura de custos exige que os gastos logísticos, incluindo fretes pagos, sejam vistos com exatidão. Além disso, é preciso atribuir a representação dessa despesa individualmente a cada item comprado ou vendido para cálculos e avaliações mais específicas e detalhadas poderem ser feitos.
Por isso que o rateio dos custos de fretes é algo tão importante na indústria, uma área que engloba muitos fatores em suas operações e torna fácil a perda de dados em tarefas gerenciais. Então, faz sentido garantir mais exatidão e segurança a essa atividade automatizando o rateio no Datasul e deixando suas informações disponíveis a todos os profissionais envolvidos em logística, compras, produção, finanças e gestão.
Diga como o TI pode ter menos trabalho
Sem a centralização no ERP, a gestão dos valores dos fretes pode estar sendo feita em planilhas ou em ferramentas externas ao sistema. Então, para transferir esses dados externos é necessário importá-los e fazer recompilações no ERP após cada importação. Ou seja, sendo uma tarefa recorrente pode gerar muito trabalho adicional para a equipe de TI.
O XGF elimina todos esses passos e procedimentos porque integra-se ao ERP Totvs/Datasul como um módulo, já que é desenvolvido na mesma linguagem do sistema. Assim, é preciso recompilar dados apenas na implementação da ferramenta. Depois disso, a logística segue normalmente com suas atividades, já dentro do sistema, e o departamento de TI não precisa mais ser acionado para que as informações dos transportes estejam disponíveis aos usuários delas.
Explique como o ERP pode ser melhor aproveitado
Esse argumento é sustentado pelas seguintes possibilidades que mostramos:
- gerar economia para a empresa na contratação de fretes;
- tornar a logística mais ágil;
- tornar a estrutura de custos mais clara de avaliação mais confiável;
- melhorar a precificação;
- desafogar os profissionais de TI em relação a tarefas recorrentes de suporte à logística.
Somando tudo isso, e tornando essas possibilidades realidades dentro da organização, o ERP acaba sendo melhor aproveitado, pois foi implementado justamente para qualificar atividades, aumentar produtividade e dar mais segurança para a informação, entre outros motivos. Porém, se mesmo com ele a indústria ainda não tem uma estrutura de custos tão clara e continua desperdiçando dinheiro na contratação de fretes, por exemplo, significa que o sistema ainda não está sendo aproveitado na totalidade.
Consequentemente, a indústria não está tendo todo o retorno possível e esperado de uma contratação com implementação complexa, feita em médio prazo e que exigiu dezenas ou centenas de milhares de reais.
Agora, imagine qual seria a resposta para a seguinte pergunta feita a um membro da diretoria antes da implementação do Datasul : “Você concorda com o fato de o sistema não esclarecer 100% a estrutura de custos do negócio e permitir pagamentos indevidos de fretes?”. Obviamente, ao invés de se deparar com uma pergunta absurda como essa os seus superiores preferem saber qual é a solução para as questões que levantamos e situações negativas que exemplificamos e podem ser a realidade do setor logístico e de outros.
Portanto, aproveite a ajuda que demos para você argumentar a solicitação do XGF, não esquecendo de contextualizar à sua empresa a necessidade desse investimento em logística. Inclusive, conforme outros departamentos são explorados, gestores de áreas como financeiro, de produção e de TI podem ser aliados na requisição. E não deixe de entrar em contato conosco para conhecer melhor a solução ou obter uma avaliação gratuita.
