Programas de compliance fiscal, mais ou menos complexos, sempre foram necessários para as empresas manterem conformidade com a legislação e órgãos de fiscalização. Além de garantirem procedimentos internos seguros e corretos, evitam que profissionais, gestores e diretores sejam responsabilizados judicial e criminalmente por erros e más práticas do negócio.
Então, os responsáveis pelo gerenciamento e pela contenção de riscos têm de entender os desafios da implementação de compliance fiscal a fim de planejar um programa adequado à companhia e eficiente.
Vamos abordar no momento cinco desses desafios e mostrar como eles podem inviabilizar o programa e afetar a empresa.
Cobrir todos os pontos críticos
Um programa de compliance parcial, ou que deveria ser total mas não tem a devida abrangência, naturalmente deixa espaço para que ilegalidades e erros sejam cometidos e não identificados. Por isso, o compliance falho pode ser mais prejudicial à empresa do que a inexistência completa dele, ainda que seja uma afirmação paradoxal, pois ele dá uma falsa sensação de conformidade e segurança em processos e setores, reduzindo a vigilância de gestores sobre pontos críticos.
Nesse cenário, desvios e erros em procedimentos podem seguir ocorrendo sem que nada seja feito para evitá-los, havendo identificação de ambos somente quando posteriormente ocorrer algo como uma investigação, uma auditoria independente ou fiscalização de órgão público. Até que alguma dessas situações traga luz aos problemas, o negócio pode ter prejuízos e acumular provas utilizadas pelo Fisco para a aplicação de pesadas sanções.
Comunicar eficientemente todos os envolvidos
Primeiramente, a cúpula da empresa tem de chegar a um entendimento sobre critérios como prazo de implementação, controles internos, diretrizes e outros aspectos da política de compliance, junto ao gestor da área que lida direta e diariamente com a equipe do setor. Em seguida, o gerente fiscal precisa comunicar esses critérios aos profissionais com os quais trabalha no dia a dia e estabelecer entre eles próprios uma comunicação adequada para que mantenham os processos funcionando e ajudem o departamento a alcançar o sucesso na implantação.
Por exemplo, em algumas situações os próprios auxiliares fiscais podem resolver problemas de conformidade sozinhos ou em conjunto. Em outras, devem se reportar ao gestor, pedir ajuda a ele ou obter autorização para uma tomada de decisão.
Periodicamente, também é preciso que as pessoas envolvidas se reúnam para trocar percepções e feedbacks sobre processos e políticas do programa de compliance. E, dependendo da complexidade com a qual se lida, treinamentos periódicos envolvendo as diretrizes firmadas entre gestor e diretoria podem ser dados para que não se perca o alinhamento ideológico do programa entre os envolvidos.
Adequar recursos tecnológicos às políticas
ERPs e outros sistemas utilizados pelo fiscal são naturalmente desenvolvidos para concluírem processos em conformidade com a legislação fiscal. Porém, como em muitas empresas eles necessitam de integração, personalização e execução de outros projetos específicos para atenderem às necessidades corporativas, podem se descolar dos níveis de qualidade e segurança exigidos de ferramentas e procedimentos para manutenção do compliance.
Um sistema de gestão, pelo seu módulo fiscal, conta a escrituração de notas de entrada, mas nem sempre tem o sistema de aquisição de documentos e arquivos XML mais adequado aos cuidados de conformidade. Então, na implementação de compliance fiscal, a ferramenta pode ser adequada ao controle exigido com a integração do ERP a uma solução específica que automatiza a importação desses itens da base de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e ao mesmo tempo confere a validade jurídica das notas adquiridas automaticamente.
Captar recursos para a implementação
Alocar profissionais e ferramentas em um projeto exige investimento financeiro. E solicitar orçamento adicional para novas aquisições e contratações não é fácil, mesmo sendo para um programa tão importante e voltado à segurança fiscal e jurídica do negócio.
Passar por esse desafio requer do gestor da área uma boa apresentação, que deixe claro porque o projeto é importante, como ele irá atuar e, principalmente, os resultados que pode gerar. Alguns dos pontos que devem ser explorados para facilitar a conquista dos investimentos são:
- vulnerabilidades dos processos fiscais;
- riscos fiscais existentes;
- valores e percentuais de sanções previstas na legislação para o cometimento de erros e ilegalidades;
- políticas e estrutura do planejamento de compliance.
Alinhar o programa de compliance aos processos diários
Ao mesmo tempo em que é importante criar as políticas abrangentes de manutenção de conformidade, o programa não pode ser um empecilho à produtividade e aos processos por excesso de burocracia.
Alguns procedimentos podem ter uma ou mais etapas de verificação de práticas e dados e determinadas decisões podem passar pelo crivo de gestores e dos critérios do programa para serem tomadas. Mas isso não deve ser regra imposta para cada tarefa, porque nem todas têm alto grau de complexidade e risco e podem ter a verificação automatizada ou feita pelos profissionais da equipe fiscal que lidam com as obrigações do setor no dia a dia.
Por exemplo, aproveitar um incentivo fiscal ou invocar determinado ponto de um texto legal demanda análise minuciosa, envolvimento de um membro da cúpula e possivelmente até assessoria do departamento jurídico. Já o aceite de cada documento fiscal, após verificação de autenticidade, deve ser automatizado, pois diz respeito a uma tarefa que merece atenção, porém não é tão complexa, deve ser feita diariamente e pode ser automatizada sem riscos, ainda com aumento de produtividade.
Aliás, a automação de processos pode ajudar na implementação de compliance fiscal e em sua manutenção, fazendo com que processos de rotina se tornem mais seguros, produtivos e controláveis. Quer saber como? Baixe nosso e-book e saiba como a automação do setor fiscal atua como aliada de um programa de compliance.
