Um sistema de gestão ajuda a empresa a gerenciar e executar melhor tarefas ligadas aos serviços prestados e à sua administração, o que leva seu gestor a investir em um ERP para qualificar seus processos. Mas com tantas opções e diferentes tipos de gerenciadores, como escolher um ERP adequado a uma pequena empresa de serviços?
Em suma, o tomador de decisão tem de alinhar o atendimento às necessidades da empresa a segurança, mobilidade, orçamento e demais critérios. O problema é que nem sempre está claro o que analisar ou por onde começar para tomar a melhor decisão.
Neste texto, ajudaremos você a realizar as análises necessárias para uma boa contratação. Acompanhe-nos e tire as suas conclusões.
Veja se o desenvolvedor foca na sua área
Faz décadas que os sistemas de gestão existem, e com o passar do tempo foram ficando menos generalistas e mais focados nas empresas usuárias. Então, seu negócio pode contar com um ERP desenvolvido especialmente para prestadoras de serviços.
Quanto mais focado em um nicho, melhor é o sistema para as empresas da área. Isso porque ele deixa de lado funções desnecessárias para tais usuários e que apenas fariam o layout ser mais cheio e confuso, e deixaram a contratação mais cara.
Consequentemente, o custo-benefício acaba sendo melhor, pois o negócio investe somente na tecnologia que precisa e será utilizada, trabalhada totalmente de acordo com as suas rotinas operacionais e administrativas.
Conheça as funcionalidades
O objetivo da análise de funcionalidades é entender se o software avaliado tem potencial para automatizar e melhorar processos, aumentar o nível de controle sobre informações e centralizar tarefas.
Para uma empresa que presta serviços, por exemplo, a gestão financeira é importante, mas a ferramenta também precisa ter funcionalidades de abertura de chamados e cadastros de projetos, que muitos prestadores necessitam. Dessa forma, não é preciso que mais uma contratação específica para atender a chamados e clientes seja feita.
Além disso, é interessante atentar a outros recursos que ajudam em tarefas diversas e eliminam a necessidade de contratação de mais sistemas, como CRM e função de gestão de equipes — opções que permitem fazer o relacionamento com clientes e o gerenciamento da execução de serviços com centralização no ERP.
Entenda como ocorre a implementação
A maioria das ferramentas conta com um processo de implantação, no qual a equipe ajuda o usuário a entender como utilizar as funcionalidades e de que maneira fazer a melhor aplicação do software para o negócio em questão. Quando o sistema é simples e intuitivo, o que é muito bom e adequado para pequenos negócios, esse processo pode ser de autoatendimento com vídeos tutoriais e materiais práticos de apoio.
Seja como for, o desenvolvedor tem de auxiliar a empresa na sua inicialização de alguma forma para que o mais rapidamente possível ela comece a fazer bom uso das funcionalidades contratadas. No fim, os profissionais usuários devem estar capacitados a utilizar os recursos e efetivar configurações como:
- cadastros;
- exclusões;
- mudanças de parâmetros e dados;
- possíveis integrações com documentos e outros sistemas.
De preferência, a implemenetação não deve exigir alguma instalação em computadores ou uso de memórias locais, pois são características que podem dificultar acessos e facilitar a perda de dados. Um ERP na nuvem garante que o acesso seja feito de qualquer local e por meio de diferentes aparelhos, e também dá mais segurança à informação que é armazenada e acessada nele.
Verifique atendimento e suporte
Depois da implementação, o software de gestão voltado a uma empresa pequena normalmente não gera ao usuário a necessidade de buscar atendimento e suporte constantemente, mas em alguns momentos eles são imprescindíveis.
Por isso, entender como funciona o atendimento é importante para que o negócio não fique com demandas que demoram a ser resolvidas durante o uso da ferramenta. Isso evita transtornos para os usuários e insatisfação pela contratação.
Chamados ao suporte feitos por e-mail normalmente demoram mais a serem respondidos do que aqueles realizados via chat ou até mesmo por telefone. E enquanto alguns cassos não precisam de resolução dentro do mesmo dia, outros precisam de uma resposta imediata. Logo, o contratante tem de saber quais possibilidades o fornecedor do sistema disponibiliza.
Entenda o nível de segurança do ERP
Só o armazenamento em nuvem não é uma garantia de segurança aos dados da empresa. E com tantas ameaças virtuais rondando sistemas diariamente, não há como escolher um ERP com segurança questionável.
A ferramenta precisa ter controle de acessos para os usuários em diferentes níveis e trabalhar com recursos modernos e robustos de proteção, como padrões SSL, certificados de segurança e criptografia. São características que podem levar a segurança do software ao nível bancário, um dos mais altos existentes para sistemas totalmente online.
Verifique se há teste gratuito de uso
Por mais que o site do desenvolvedor explique cada ponto da tecnologia e forneça uma demonstração, um período de trial pode ser a melhor maneira de fazer a avaliação, com o entendimento na prática acerca da adequação do software de gestão ao dia a dia e necessidades do negócio.
Um teste temporário e gratuito normalmente não dá uma impressão total e avançada do ERP, mas sempre ajuda os usuários a conhecerem-no e perceberem se as funcionalidades e o modelo de operação dos recursos ajudam a empresa a atingir os objetivos da sua possível contratação. O trial ainda auxilia o decisor e demais usuários na avaliação de todos os pontos que citamos anteriormente.
Agora que você está mais bem preparado para escolher um ERP compatível com sua empresa, entenda como a ferramenta pode beneficiá-la de oito formas diferentes.
