Simplesmente dar ordens e cobrar o retorno delas não é a forma ideal de distribuir as demandas do negócio entre a equipe. É uma prática que por si só apenas mantém as rotinas funcionando, mas, por outro lado, não gera os melhores resultados que a empresa pode obter de funcionários e gestores.
Então, como delegar tarefas focando no maior impacto positivo possível de solicitações e realizações? Com abordagem mais ampla e gerencial da operação e das demais rotinas. Em primeiro lugar, o ambiente tem de ser preparado para otimizar a atuação de todos os envolvidos. Depois, a apresentação das demandas e a cobrança devem seguir uma linha de raciocínio de obter resultado do presente deixando um legado para o futuro e próximos trabalhos.
Veja como fazer isso com 11 boas práticas.
Ter processos estruturados
Um fluxo de trabalho bem organizado e padronizado torna mais fácil a atuação de profissionais dentro do ambiente. Consequentemente, os funcionários conseguem mais facilmente realizar as tarefas delegadas e entregar os resultados esperados.
Por exemplo, um ambiente desorganizado e sem processos bem estabelecidos pode fazer com que um empregado não consiga finalizar determinado procedimento por haver falhas em outras etapas ou tarefas pendentes das quais a finalização da sua depende. Outro problema que pode surgir da desorganização é a não localização de dados necessários para a realização da tarefa ordenada.
Portanto, o responsável pela delegação tem de preparar o ambiente para que seja possível à sua equipe acatar suas solicitações e rodar o fluxo de trabalho sem problemas.
Automatizar a distribuição de tarefas
A tecnologia oferece maneiras de como delegar tarefas sem necessidade de encontros presenciais e até de reuniões, que podem tomar muito tempo desnecessariamente e interromperem o trabalho de profissionais em alguns momentos.
Existem diversos gerenciadores de tarefas no mercado, que notificam os usuários a cada nova solicitação feita, apresentam instruções e exibem o status atualizado dos procedimentos. Mas prestadores de serviços podem utilizar um ERP próprio para as prestadoras, que conta com essa funcionalidade, centraliza toda a gestão da empresa — inclusive financeira — e dispensa a contratação de ferramenta adicional.
Criar um onboarding de funcionários
O onboarding serve para realizar a melhor integração possível de um novo funcionário, pois compreende ações como:
- passagem de conhecimentos internos e políticas;
- ambientação;
- apresentação a profissionais e processos;
- interação com dados;
- conhecimento de pontos críticos e práticas vedadas;
- monitoramento da entrada do trabalhador em prática e seu encaixe à empresa.
Esse processo de iniciação faz com que o contratado posteriormente tenha rendimento melhor, em qualidade e produtividade, ao receber uma demanda.
Criar uma cultura de aprendizado e ensino
O ensino pode vir dos próprios funcionários mais experientes dentro do negócio, principalmente no onboarding, e de treinamentos e cursos concedidos aos trabalhadores. E todos devem ser estimulados a compartilhar conhecimentos e habilidades com os demais para crescimento mútuo.
Quanto mais aprendem, melhor as pessoas respondem às exigências de seus cargos e do mercado.
Definir prazos
Prazos de entrega e conclusão de trabalhos esclarecem aos funcionários a necessidade do que precisa ser concluído e a importância da realização nos períodos determinados, fazendo com que eles mantenham o foco para atender às exigências.
Dar suporte
Com suporte, aqui, nos referimos ao acompanhamento dado pelo responsável da empresa, ou gestor de setor, durante a execução de uma tarefa. Significa dar sugestões de facilitação ou melhoria do trabalho e feedbacks parciais.
Explorar conhecimentos e habilidades específicas
Em teoria, os profissionais de determinada área estão disponíveis para todo tipo de trabalho abrangido por ela. Porém, é mais produtivo e inteligente atribuir responsabilidades a pessoas com base em potencialidades que se destacam.
Por exemplo, entre a equipe operacional pode-se ter empregados com cursos de especialização em etapas específicas e diferentes da prestação do serviço. Logo, a distribuição das tarefas entre as pessoas tem de levar em conta os distintos níveis e tipos de preparo existentes entre o pessoal.
Monitorar dando autonomia
Há como delegar tarefas mantendo a autonomia dos subordinados, que exploram melhor habilidades e conhecimentos, buscam se qualificar, aprendem e ensinam mais e trabalham com mais satisfação em um ambiente com liberdade.
Apenas dar ordem sumárias e distribuir funções não é a melhor forma de explorar ao máximo o potencial de equipes e mantê-las engajadas, o que pode ser um fator relevante na rotatividade de funcionários.
Definir limites de atuação e responsabilidades
Ainda que um trabalhador atue em um ponto vital da operação, pode não ser ele o responsável por expor os resultados e apresentar soluções aos clientes. Sabendo disso, a pessoa do caso em questão focaria apenas no que é compreendido por suas responsabilidades e nas percepções e informações que precisa transmitir aos demais profissionais.
A falta de clareza desses critérios pode fazer com que trabalhadores fiquem sobrecarregados por acumularem muitos procedimentos em suas rotinas. Em um efeito contrário, a realização do trabalho poderia deixar a desejar por conta de profissionais não entenderem a total dimensão de suas responsabilidades.
Reconhecer e apontar acertos
O reconhecimento age diretamente no aumento da satisfação de funcionários, que trabalham melhor estando mais felizes, buscam seguir no cargo e pretendem evoluir dentro da empresa.
Também, é um apontamento claro de que as tarefas delegadas foram finalizadas conforme o solicitado e esperado. E se o funcionário tiver aproveitado de autonomia para implementar uma melhoria ou inovar, o reconhecimento é a sinalização de aprovação da atitude e de sucesso obtido nela.
Corrigir e criticar de forma construtiva
Críticas construtivas e respeitosas, assim como correções assertivas e feitas calmamente, não intimidam o trabalhador nem causam qualquer outro sentimento negativo. São demonstrações de liderança, de preocupação com o funcionário e de ajuda em seu desenvolvimento.
Quando alguém recebe uma crítica feita dessa maneira consegue assimilar melhor o que é falado e exemplificado, acatando corretamente as correções e as novas ordens — o que é fundamental para que o trabalho seja refeito ou alterado da forma necessária.
A maneira de delegar tarefas no seu negócio vem gerando os resultados esperados? Irá integrar alguma prática que abordamos ao seu processo? Deixe seu comentário ou opinião no espaço abaixo.
