Em geral, as maiores preocupações de pequenos negócios na gestão financeira são reduzir e otimizar custos e aplicar da melhor forma os limitados recursos. Então, o responsável deve desenvolver formas de tomar esses cuidados, ter bom controle sobre as finanças e, sempre que possível, aproveitar boas oportunidades.
Organizar esse gerenciamento demanda a utilização de boas ferramentas de controle, organização de informações, padronização de tarefas e automação de trabalhos manuais. Tudo isso dá mais exatidão e segurança aos processos e aumenta a produtividade deles.
Veja quatro pilares de uma boa gestão e como colocá-los em prática.
Montar e projetar o fluxo de caixa
O fluxo deve ser o espelho do caixa corrente e dos seus números projetados para o curto prazo. O controle, que leva em conta todas as movimentações com impacto prático no caixa, demonstra a realidade financeira da empresa, auxiliando na tomada de decisão e no planejamento.
Para que o documento tenha o valor gerencial esperado, precisa ser bem elaborado e mantido, sem que nenhuma receita ou despesa fique fora dele, com categorização de entradas e saídas e periodicidade coerente para cálculo e fechamento dos saldos.
O cuidado com os lançamentos tem o claro objetivo de assegurar a exatidão dos saldos posteriormente fechados, enquanto a categorização ajuda o responsável a analisar o fluxo de maneira mais detalhada, enxergando, por exemplo, possíveis despesas em demasia a serem eliminadas ou reduzidas.
Já a definição da periodicidade de cálculo dos saldos precisa ao mesmo tempo garantir produtividade ao trabalho e segurança para as finanças. Por exemplo, um período muito curto para um negócio com poucos lançamentos, como semanal ou diário, acabaria fazendo o responsável interromper outras tarefas frequentemente sem necessidade.
Já um período de tempo muito longo entre os fechamentos pode permitir que erros sigam ocorrendo ou mudanças demorem a ser feitas, pois é no cálculo do saldo que se analisa o fluxo e se constata como vão as finanças.
Em relação a projeções de curto prazo, são importantes para o gestor ter condições de se adiantar a possíveis oportunidades, como uma diferença positiva que possibilite algum investimento, ou ameaças — caso de um saldo negativo em vista.
Administrar bem o capital de giro
Como sabemos, não há operação sem o capital, motivo suficiente para um gerenciamento à parte e bastante cuidadoso.
Primeiramente, é necessário calcular o capital líquido do mês em questão, somando o que há nas contas bancárias e no caixa aos recebíveis do período. Depois, desse valor é subtraído o total das obrigações a pagar no mesmo mês. O resultado é o capital de giro líquido, com as obrigações já cobertas.
Observar o capital bruto somente, que é apenas o que o negócio tem no momento e a receber dentro do período visualizado, também é importante. Porém, essa análise sozinha pode ser perigosa porque deixa de lado a estrutura de custos, que sem o devido cuidado pode crescer mais que o capital.
Com o cálculo do capital líquido feito, deve-se administrá-lo conforme sua realidade. Em todos os casos, o fluxo de caixa serve como ferramenta auxiliar para gestão do capital, sendo atualizado o cálculo do capital líquido a cada fechamento de saldo do caixa. Após o resultado, aplica-se a decisão mais adequada ao que foi constatado.
Por exemplo, se o capital bruto está baixo, e ainda mais o líquido por consequência, pode ser o momento de buscar financiá-lo, caso o fluxo projetado não demonstre reversão do quadro para o período atual ou posterior. Nesse caso, as melhores opções são as que permitem utilizar recursos próprios e menos onerosos que serviços bancários, como o adiantamento de recebíveis junto aos clientes ou ao mediador de pagamentos da empresa.
Por outro lado, se há folga nesse sentido, o responsável pode buscar formas de otimizar o saldo positivo, até porque o dinheiro que fica parado desvaloriza pela inflação. O que muitos gestores fazem é investir em melhorias de produtos e serviços ou marketing, mas também existe a possibilidade de adiantar pagamentos de obrigações em troca de descontos. Além das finanças em si, a decisão depende também das possibilidades existentes para o negócio, prioridades e necessidades.
Trabalhar com indicadores
Não existe gestão financeira sem indicadores, pois eles servem como pontos de controle e auxiliam na avaliação de erros e acertos, ajudando na definição de metas coerentes para a empresa e na análise de resultados.
Nesse momento, o cuidado primário que o responsável deve ter é em relação à definição dos indicadores. Caso não sejam elencadas as métricas corretas para acompanhamento, não se tem o valor gerencial nelas que citamos acima. Logo, os indicadores precisam ser adequados ao tipo de negócio, suas rotinas e demais operações.
Por exemplo, uma prestadora de serviços contínuos deve monitorar o lifetime value, que significa o quanto cada cliente gera por tempo de relacionamento contínuo. Obviamente, quanto maior é o número, melhor — demonstrando que cada cliente representa o máximo em faturamento e que o negócio tem capacidade de fidelização dos clientes.
Após a definição das métricas mais particulares, como a anterior, indicadores generalizados também precisam ser documentados, como margem de lucro, estrutura de custos, retorno sobre investimento em projetos e ponto de equilíbrio.
Automatizar tarefas e controles
O trabalho manual, principalmente quando voltado à lida com números, está sujeito a erros e esquecimentos.
Portanto, a melhor forma de gerenciar as finanças, e manter as rotinas administrativas e financeiras, é com ferramentas que reduzem ao máximo a necessidade de interação humana e descentralizam de pessoas as atividades, ao mesmo tempo que centralizam em seus bancos de dados as informações e os relatórios, eliminando anotações manuais.
Uma boa notícia nesse sentido é que atualmente é possível encontrar softwares desenvolvidos para todos os tipos e tamanhos de negócios. Pequenas prestadoras de serviços, por exemplo, podem contar com um ERP que auxilia na gestão e ainda entrega funcionalidades úteis em atividades fim e comerciais, como cadastros de serviços, clientes e fornecedores e gestão de contratos e orçamentos.
Outro sistema que o negócio pode utilizar para a gestão financeira automatizada, ainda que possa ter alguma limitação, é o software gerenciador financeiro. Mas a opção tem de ser avaliada juntamente ao ERP para que o responsável entenda qual tecnologia se adéqua melhor ao negócio e entrega melhores resultados para seus processos.
